Deutschland ist eines der Länder mit dem höchsten Steuersatz. Viele Ausgaben lassen sich aber von der Steuer absetzen, wodurch bares Geld gespart werden kann. In vielen Fällen wissen aber gerade junge Unternehmen nicht, welche Kosten sich absetzen lassen und was dafür beachtet werden muss. So gibt es beispielsweise nicht für jede steuerrechtlich relevante Ausgabe auch einen Rechnungsbeleg, der eingereicht werden kann. Stattdessen gibt es bei einigen Kostenarten, die insbesondere bei Dienstreisen anfallen, Pauschalabgeltungen. Bei welchen Ausgaben Pauschalbeträge absetzbar sind, ist hier zusammengefasst.
Fahrtkostenpauschale
Entstehen Arbeitnehmern für dienstliche Reisen Fahrtkosten, dann steht ihnen ein Kostenersatz zu. In der Regel erfolgt eine Erstattung durch den Arbeitgeber: Sie können ihren Angestellten die Fahrtkosten vollständig erstatten und anschließend als Betriebsausgabe steuerlich geltend machen. Bei der Geltendmachung können Fahrtkosten, bei denen eine Rechnung vorhanden ist, in voller Gänze abgesetzt werden. Das gilt beispielsweise für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn, aber auch für Flüge oder Taxifahrten. Bei Fahrten mit einem Pkw wird dahingehend unterschieden, ob es sich um eine Fahrt mit dem Firmenwagen oder dem Privatfahrzeug handelt. Sämtliche Kosten der Firmenwagen, wie Treibstoffkosten oder Reparaturen, können dabei wiederum mit zugehöriger Rechnung steuerlich abgesetzt werden. Handelt es sich um eine geschäftliche Fahrt mit dem Privatfahrzeug, können Kilometer- oder Pendlerpauschale angewendet werden.
Kilometerpauschale
Bei dienstlich veranlassten Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug, wie etwa dem Besuch einer Messe oder einem Kundentermin, können Kilometerpauschale angesetzt werden. Welches Fahrzeug dabei benutzt wird, spielt keine Rolle, wirkt sich aber auf die Höhe der Pauschale aus. Für Autos können 30 Cent pro Kilometer abgesetzt werden, bei der Benutzung eines Motorrads oder eines Mopeds beträgt die Pauschale 20 Cent. Um die Pauschale geltend machen zu können, muss ein Fahrtenbuch geführt werden, in welchem alle dienstlich veranlassten Fahrten eingetragen werden. Dies wird benötigt, um dem Finanzamt die Reisen nachzuweisen.
Entfernungspauschale
Im Gegensatz zu den Kilometerpauschalen kommen die Pendlerpauschale nicht bei Dienstreisen, sondern bei Fahrten von Zuhause zur Arbeitsstätte zur Anwendung. Die Pendlerpauschale beträgt 30 Cent pro Kilometer. Dieser Satz gilt bei Fahrten von bis 20 Kilometern, ab dem 21. Kilometer können seit 2022 38 Cent angesetzt werden. Zu beachten ist hier allerdings, dass das Finanzamt nur die einfache und kürzeste Wegstrecke pro Tag berücksichtigt; der Hin- und Rückweg lassen sich dabei nicht zusammenrechnen.
Verpflegungspauschale
Bei Dienstreisen fallen meist Mehrkosten für die Verpflegung vor Ort an. Dienstreisende müssen sich über gekaufte Getränke, Snacks, fertige Mahlzeiten oder Restaurantbesuche selbst verpflegen und können sich somit nicht so günstig versorgen, wie Zuhause. Zu beachten ist hier, dass unter den Verpflegungsmehraufwand lediglich jene Ausgaben fallen, die für die persönliche Versorgung nötig sind. Ein Essen mit Kunden kann beispielsweise nicht als Verpflegungsmehraufwand abgesetzt werden – sehr wohl aber als sonstige Reiseausgabe mithilfe der Rechnung. Außerdem kann der Verpflegungsmehraufwand nur geltend gemacht werden, wenn die Reise länger als 8 Stunden dauert. Ab einer Dauer von 24 Stunden erhöht sich der Betrag. Die Höhe der Pauschale richtet sich dabei aber nicht nur an die Dauer, sondern auch an das Reiseziel sowie daran, ob bei der Übernachtung Mahlzeiten inkludiert sind.
Verpflegungspauschale innerhalb Deutschlands
Bei einer Dienstreise innerhalb von Deutschland können ab einer Dauer von 8 Stunden Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro angesetzt werden. Ab einer Dauer von 24 Stunden erhöht sich der Betrag auf 28 Euro. Für den An- und Abreisetag betragen die Pauschale ebenfalls 14 Euro. Zu beachten ist, dass sich die Verpflegungspauschale verringern, wenn bei der Übernachtung Mahlzeiten inkludiert sind. Wurde beispielsweise eine Unterkunft mit Frühstück gebucht, verringert sich der Pauschalbetrag um 20 %, bei Mittag- oder Abendessen sind es je 40 %. Übernachten Dienstreisende also in einer Unterkunft mit 3 Mahlzeiten, kann kein Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden.
Verpflegungspauschale im Ausland
Bei Dienstreisen ins Ausland variieren die Pauschale. Die Höhe hängt dabei stets von den Lebenshaltungskosten ab und kann sich nicht nur von Land zu Land, sondern auch innerhalb eines Landes unterscheiden. So können bei einer Dienstreise nach Hongkong ab einer Dauer von 24 Stunden 74 Euro angesetzt werden, während in Peking Verpflegungspauschale in Höhe von 30 Euro gelten. Bei einer Reisedauer zwischen 8 und 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag gelten wiederum niedrigere Pauschbeträge. Wurde eine Übernachtung mit Mahlzeit gebucht verringert sich der Pauschbetrag ebenfalls erneut um 20 bzw. 40 %.
Fazit
Es gibt zahlreiche Kostenarten, die sich in Form von Pauschalbeträgen steuerlich absetzen lassen. Hierzu zählen vor allem Kosten, die für geschäftliche Fahrten oder die Verpflegung während Dienstreisen anfallen, da diese oft nicht mit Belegen nachgewiesen werden können. Bei der steuerlichen Geltendmachung müssen allerdings ein paar Dinge beachtet werden. So wird bei Fahrtkostenpauschalen zwischen Kilometer- und Pendlerpauschalen unterschieden, während die Verpflegungspauschale von Land zu Land unterschiedlich sind.
